Créer des expériences communautaires où les employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes.

Depuis l'ouverture de son premier espace de travail partagé à New York en 2010, WeWork a connu une croissance exponentielle et propose désormais des bureaux partagés aux entreprises et à leurs employés dans plus de 700 sites à travers le monde. 

Interrogé sur la philosophie de WeWork, Fernando Padilla, ingénieur logiciel chez WeWork, a déclaré : « Notre priorité est de proposer un espace flexible et de façonner l’avenir du travail. » Padilla a ensuite décrit WeWork comme une entreprise qu’il a observée au cours de ses deux ans et demi de présence au sein de l’organisation, et a souligné son engagement à créer « un espace propre, confortable et performant, offrant un excellent service aux membres et une grande flexibilité pour répondre à leurs besoins (employeurs et employés) ». 

Chaque jour, l'équipe WeWork réinvente l'espace de travail traditionnel pour créer un lieu où les personnes et les entreprises, quels que soient leur poste ou leur secteur d'activité, peuvent se réunir, former une communauté, échanger avec d'autres professionnels et apprendre les uns des autres.

Utiliser la recherche pour améliorer l'expérience des membres

Comment Padilla et l'équipe de WeWork parviennent-ils à offrir une expérience exceptionnelle à leurs membres ? Outre des bureaux impeccables et agréables, WeWork dispose d'une équipe opérationnelle de Community Managers sur chaque site. Cette vaste équipe de plus de 2 000 Community Managers à travers le monde répond aux besoins des membres de son site, de l'accueil des nouveaux arrivants à la réservation de salles de conférence (et bien plus encore). Pour ce faire rapidement et efficacement, ils utilisent un outil interne appelé Spacestation. 

Spacestation est le système interne de gestion des stocks et des membres de WeWork, servant d'outil administratif principal aux Community Managers, utilisé quotidiennement. 

Comme vous l'aurez sans doute deviné, la recherche et la navigation sont les tâches principales que les gestionnaires de communauté effectuent au quotidien sur Spacestation. La recherche doit être rapide, efficace et pertinente afin de leur permettre d'offrir un service personnalisé optimal à leurs membres.

Évoluant d'une start-up locale à une organisation mondiale

Lorsque WeWork a lancé son premier espace de coworking il y a plus de dix ans, comme la plupart des entreprises du secteur technologique, l'équipe avait un esprit start-up. Leur objectif était de « réaliser les projets et de les commercialiser le plus rapidement possible ». 

WeWork utilise toujours Ruby on Rails (« Rails ») et PostgreSQL. Rails est un framework de développement libre et open source écrit en Ruby. Rails et PostgreSQL continuent d'offrir à l'équipe d'ingénierie d'excellents résultats et une sécurité renforcée. Cependant, avec le temps et l'expansion internationale de WeWork, l'équipe a eu besoin d'une autre solution pour accompagner la croissance de l'entreprise.

La priorité de l'équipe de développement de WeWork est de s'assurer que leur outil, Spacestation, élimine les contraintes et les aspects négatifs du travail de l'équipe Communauté, afin qu'elle puisse se concentrer pleinement sur ses membres. Il est devenu évident que WeWork avait besoin d'une solution de développement plus performante et plus flexible. Une plateforme capable de gérer efficacement les deux millions et demi de requêtes mensuelles, malgré la croissance continue de l'entreprise. De plus, leur code existant nécessitant une maintenance constante, l'équipe avait besoin d'une solution facile à implémenter et à maintenir, lui permettant ainsi de se consacrer à d'autres priorités. 

« Notre équipe d'ingénierie effectuait des recherches dans la base de données, mais ce n'était pas très efficace », explique Padilla. « Ils devaient passer à un système d'indexation pour isoler les données de la base, la protéger et adopter un système d'indexation plus performant. »

Une seule API pour les gouverner toutes

Après avoir évalué plusieurs solutions, y compris des solutions open source comme ElasticSearch, l'équipe d'ingénierie a conclu qu'Algolia répondait le mieux à ses besoins. « Ils appréciaient particulièrement le fait qu'Algolia soit une solution SaaS et un index distribué », explique Padilla, « car ainsi, que Spacestation ou tout autre utilisateur utilisant une interface utilisateur basée sur cet index Algolia, où qu'il se trouve dans le monde, bénéficie d'une expérience optimale. » 

« De plus, la mise en œuvre et la maintenance d'Algolia étaient et restent extrêmement simples », poursuit Padilla. « Il nous a suffi d'obtenir une clé API pour pouvoir proposer n'importe quelle expérience utilisateur. » Au lieu de faire développer leur propre base de données, leur système backend et leur système d'indexation par les ingénieurs, ils ont pu tout intégrer à Algolia et « l'interface utilisateur fonctionne immédiatement ». 

« Je veux dire, plutôt que d'essayer de maintenir notre propre API back-end et de trouver comment la répartir dans le monde entier, l'idée d'un index dans le cloud distribué efficacement, c'est tout simplement une fonctionnalité géniale, il n'y a pas d'autre solution. » 

Aujourd'hui, Padilla et son équipe ont intégré Algolia à leur système de gestion des stocks, qui recense tous les espaces locatifs disponibles, leurs superficies et leurs tarifs. Les gestionnaires de communauté et les membres peuvent ainsi consulter les disponibilités du jour, du mois prochain, et ainsi de suite. 

Algolia gère l'expérience de recherche d'inventaire de son site web principal grâce à un système de requêtes d'inventaire IQS, qui est en coulisses soutenu par Algolia. 

Selon Padilla, « Algolia est au cœur de [leur] système de navigation pour la recherche d'inventaire. » 

Avec Algolia, lorsque les gestionnaires de communauté utilisent Spacestation ou qu'un membre effectue une recherche sur le site web, ils bénéficient d'une expérience rapide qui leur permet de trouver rapidement et facilement les espaces disponibles les plus proches. 

« Algolia dispose d'un réseau de recherche bien distribué, soutenu par un CDN. Cela garantit son efficacité. Lorsque le site web tente de récupérer des informations, il interroge l'index Algolia le plus proche, ce qui est rapide. Il n'est donc pas nécessaire de passer par une API spécifique hébergée par nos soins. Cela nous a permis de créer un site web sans avoir à développer un backend avec une base de données dédiée. Il nous suffit d'indexer les données et le tour est joué. »

Stable, fiable et rapide

Avec une infrastructure interne reposant encore en grande partie sur du code hérité, l'équipe d'ingénierie doit consacrer un temps considérable au nettoyage et à la maintenance de ces anciens systèmes. Cette tâche l'empêche souvent d'optimiser et d'améliorer les nouveaux outils, ainsi que de développer de nouveaux systèmes et fonctionnalités. 

La fiabilité d'Algolia est d'autant plus précieuse pour les ingénieurs de WeWork, leur permettant de se libérer du temps consacré à la recherche et à la navigation dans Spacestation et de se concentrer sur la résolution des problèmes techniques et l'innovation. Pour créer un espace de travail flexible offrant une expérience utilisateur fiable et fluide, il n'est pas surprenant que l'équipe de WeWork ait choisi un outil aussi fiable et flexible. « Algolia est stable, il répond parfaitement à nos besoins et il est très performant », déclare Padilla. 

Pour l'équipe Community Manager, explique Padilla, Spacestation « est aussi indispensable que respirer ou faire une recherche sur Google. C'est essentiel, et si on le supprimait, ils seraient perdus. » C'est pourquoi il est impératif que l'équipe d'ingénierie de WeWork fournisse un système de gestion des stocks rapide et fiable. Et Algolia les aide justement à y parvenir !