Aufbau von Gemeinschaftserfahrungen, bei denen Mitarbeiter ihre beste Arbeit leisten können

Seit der Eröffnung ihres ersten gemeinsamen Arbeitsbereichs in New York City im Jahr 2010 ist WeWork exponentiell gewachsen und bietet nun gemeinsame Büros für Unternehmen und ihre Mitarbeiter an mehr als 700 Standorten weltweit an. 

Auf die Frage nach dem Schwerpunkt von WeWork antwortete Fernando Padilla, Softwareentwickler bei WeWork: „Es geht darum, flexible Räume und die Zukunft der Arbeit zu schaffen.“ Padilla beschrieb WeWork als ein Unternehmen, das er in den zweieinhalb Jahren seiner Tätigkeit dort beobachtet hat, und hob dessen Engagement hervor, „einen sauberen, komfortablen und vorteilhaften Raum mit hervorragendem Mitgliederservice und Flexibilität zu schaffen, der den Bedürfnissen der Mitglieder (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) entspricht“. 

Jeden Tag gestaltet das WeWork-Team den traditionellen Arbeitsbereich neu, um einen Raum zu schaffen, in dem Menschen und Unternehmen unabhängig von ihrer Position oder Branche zusammenkommen und eine Gemeinschaft bilden, sich mit anderen Fachleuten vernetzen und voneinander lernen können.

Die Suche nutzen, um das Mitgliedererlebnis zu verbessern

Wie erfüllen Padilla und das Team von WeWork ihre Mission, ihren Mitgliedern ein erstklassiges Erlebnis zu bieten? Neben der Bereitstellung makelloser und ansprechender Büroräume beschäftigt WeWork an jedem Standort ein operatives Team von Community-Managern. Dieses große Team von mehr als 2000 Community-Mitarbeitern weltweit kümmert sich um die Bedürfnisse der Mitglieder an ihrem jeweiligen Standort, von der Einarbeitung neuer Mitglieder bis zur Buchung von Konferenzräumen (und allem, was dazwischen liegt). Um dies schnell und effektiv zu tun, verwenden sie ein internes Tool namens Spacestation. 

Spacestation ist das interne Inventar- und Mitgliederverwaltungssystem von WeWork, das als wichtigstes Verwaltungstool der Community Manager dient und täglich genutzt wird. 

Und wie Sie vielleicht schon vermutet haben, sind Suche und Navigation die Kernaufgaben, die die Community-Manager bei Spacestation täglich ausführen. Die Suche muss schnell, effizient und zielgerichtet sein, damit die Community-Manager ihren Mitgliedern einen optimalen Service bieten können.

Entwicklung von einem lokalen Start-up zu einem globalen Unternehmen

Als WeWork vor mehr als einem Jahrzehnt seinen ersten Arbeitsbereich eröffnete, war das Team, wie die meisten Unternehmen im Technologiebereich, start-up-orientiert. Das Ziel war, „die Dinge zu erledigen und so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen“. 

WeWork verwendet weiterhin Ruby on Rails (kurz „Rails“) und PostgreSQL. Rails ist ein kostenloses Open-Source-Entwicklungsframework, das in der Programmiersprache Ruby geschrieben ist. Rails und PostgreSQL bieten dem Engineering-Team weiterhin gute Ergebnisse mit hoher Sicherheit. Mit der Zeit und der globalen Expansion von WeWork benötigte das Team jedoch eine weitere Lösung, um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen.

Die oberste Priorität des Entwicklungsteams von WeWork besteht darin, sicherzustellen, dass ihr Tool „Spacestation“ den Verwaltungsaufwand und die negativen Aspekte der Arbeit des Community-Teams beseitigt, damit sich dieses ausschließlich auf seine Mitglieder konzentrieren kann. Es wurde deutlich, dass WeWork eine leistungsfähigere und flexiblere Entwicklungslösung benötigte. Eine Grundlage, die auch bei weiterem Wachstum des Unternehmens weiterhin die monatlich zweieinhalb Millionen Abfragen möglichst effektiv bearbeiten konnte. Da der Legacy-Code außerdem ständig gepflegt werden musste, benötigte das Team eine Lösung, die einfach zu implementieren und zu warten war, damit es sich auf andere Prioritäten konzentrieren konnte. 

„Unser Ingenieurteam führte einige Datenbankrecherchen durch, die jedoch nicht sehr effizient waren“, sagt Padilla. „Sie mussten auf ein Indexierungssystem umsteigen, um sich von der Datenbank zu isolieren, die Datenbank zu schützen und zu einem effizienteren Indexierungssystem überzugehen.“

Eine API, die alle anderen ersetzt

Nach der Bewertung mehrerer Lösungen, darunter auch Open-Source-Lösungen wie ElasticSearch, kam das Engineering-Team zu dem Schluss, dass Algolia am besten zu ihren Anforderungen passt. „Ihnen gefiel die Idee, dass Algolia eine SaaS-Lösung und ein verteilter Index ist“, so Padilla, „denn auf diese Weise erhalten Spacestation und alle Nutzer, die eine der von diesem Algolia-Index unterstützten Benutzeroberflächen verwenden, unabhängig von ihrem Standort weltweit ein optimales Erlebnis.“ 

„Darüber hinaus war und ist die Implementierung und Wartung von Algolia extrem einfach“, fährt Padilla fort. „Wir mussten lediglich einen API-Schlüssel abrufen und konnten sofort mit der Bereitstellung beliebiger Erlebnisse beginnen.“ Anstatt dass die Ingenieure ihre eigene Datenbank, ihr eigenes Backend und ihr eigenes Indexierungssystem aufbauen mussten, konnten sie alles in Algolia laden, und „das Frontend funktioniert einfach“. 

„Ich meine, anstatt zu versuchen, unsere eigene Backend-API zu warten und herauszufinden, wie wir diese Backend-API weltweit bereitstellen können, ist die Idee, dass es sich um einen Index in der Cloud handelt, der effizient verteilt ist, einfach eine coole Funktion, daran führt kein Weg vorbei.“ 

Heute haben Padilla und sein Team Algolia in ihr Inventarsystem integriert, in dem alle verfügbaren Mietflächen, Größen und Preise gespeichert sind. Community-Manager und Mitglieder können sehen, was heute verfügbar ist, was nächsten Monat verfügbar ist und so weiter. 

Algolia steuert die Inventarsuche auf der Hauptwebsite über ein IQS-Inventarabfragesystem, das hinter den Kulissen von Algolia unterstützt wird. 

Laut Padilla ist „Algolia das Herzstück [ihres] Navigationssystems für die Bestandsuche“. 

Mit Algolia erhalten Community-Manager, die Spacestation nutzen, oder Mitglieder, die auf der Website suchen, eine schnelle und einfache Übersicht über die nächstgelegenen freien Plätze. 

„Algolia verfügt über ein gut verteiltes Suchnetzwerk, das durch ein CDN unterstützt wird. Das macht es sehr effizient. Wenn die Website tatsächlich versucht, Informationen zu sammeln, greift sie auf den nächstgelegenen Algolia-Index zu, was sehr schnell geht, sodass sie nicht auf ein bestimmtes API-Backend zugreifen muss, das wir hosten. So konnten wir eine Website erstellen, ohne ein Backend mit einer bestimmten Datenbank aufbauen zu müssen. Wir können einfach Daten in den Index einfügen und es funktioniert.“

Stabil, zuverlässig und schnell

Da das interne Framework noch weitgehend auf Legacy-Code basiert, muss das Engineering-Team Zeit finden, um diese alten Systeme ständig zu bereinigen und zu warten. Dies geht oft zu Lasten ihrer Fähigkeiten, neue Tools zu optimieren und zu verbessern sowie neue Systeme und Funktionen zu entwickeln. 

Dies macht die Zuverlässigkeit von Algolia für die Ingenieure von WeWork umso wertvoller, da sie weniger Zeit für die Suche und Navigation in Spacestation aufwenden müssen und somit mehr Zeit für die Bewältigung technischer Schulden und die Entwicklung neuer Funktionen haben. Um einen flexiblen Arbeitsbereich mit einer zuverlässigen und nahtlosen Mitgliedererfahrung zu schaffen, ist es kein Wunder, dass sich das Team von WeWork für ein Tool entschieden hat, das genau das bietet: Zuverlässigkeit und Flexibilität. Algolia, so Padilla, ist „stabil, macht genau das, was wir wollen, und leistet hervorragende Arbeit“. 

Für das Community-Manager-Team, so Padilla, sei Spacestation „wie Atmen oder Googeln. Es funktioniert, und wenn wir es wegnehmen würden, würden sie verrückt werden.“ Deshalb ist es unerlässlich, dass das WeWork-Engineering-Team ein schnelles und zuverlässiges Bestandsverwaltungssystem bereitstellt. Und Algolia hilft ihnen dabei!