Lernen Sie WeWork kennen

Gemeinschaftserlebnisse schaffen, in denen Mitarbeiter ihr Bestes geben können

Seit der Eröffnung seines ersten Gemeinschaftsbüros in New York City im Jahr 2010 ist WeWork exponentiell gewachsen und bietet mittlerweile an mehr als 700 Standorten weltweit Gemeinschaftsbüros für Unternehmen und deren Mitarbeiter an. 

Auf die Frage, worin der Schwerpunkt von WeWork liege, antwortete Fernando Padilla, Softwareentwickler bei WeWork: „Es geht vor allem darum, flexible Räume zu schaffen und die Zukunft der Arbeit zu gestalten.“ Padilla beschrieb WeWork anschließend als ein Unternehmen, das er in den zweieinhalb Jahren, in denen er dort tätig ist, kennengelernt hat, und hob dessen Engagement für die Schaffung „eines sauberen, komfortablen und vorteilhaften Raums mit hervorragendem Service für die Mitglieder und Flexibilität, um den Bedürfnissen der Mitglieder (der Arbeitgeber und Arbeitnehmer) gerecht zu werden“ hervor. 

Jeden Tag gestaltet das WeWork-Team den traditionellen Arbeitsbereich neu, um einen Ort zu schaffen, an dem Menschen und Unternehmen – unabhängig von ihrer Position oder Branche – zusammenkommen, eine Gemeinschaft bilden, sich mit anderen Fachleuten vernetzen und voneinander lernen können.

Die Herausforderung: Skalierung der Suchfunktion zur Unterstützung einer wachsenden globalen Belegschaft

Die Suchfunktion nutzen, um das Mitgliedererlebnis zu verbessern

Wie schaffen es Padilla und das Team von WeWork also, ihr Ziel zu erreichen, ihren Mitgliedern ein Erlebnis von Weltklasse zu bieten? Neben dem Angebot makelloser und ansprechender Büroräume beschäftigt WeWork an jedem Standort ein operatives Team aus Community-Managern. Dieses große Team aus weltweit mehr als 2.000 Community-Mitarbeitern kümmert sich um die Bedürfnisse der Mitglieder am jeweiligen Standort – von der Einarbeitung neuer Mitglieder bis hin zur Buchung von Konferenzräumen (und allem, was dazwischen liegt). Und um dies schnell und effektiv zu erledigen, nutzen sie ein internes Tool namens Spacestation. 

„Spacestation“ ist das interne Bestands- und Mitgliederverwaltungssystem von WeWork und dient den Community-Managern als wichtigstes Verwaltungswerkzeug, das täglich zum Einsatz kommt. 

Und wie Sie vielleicht schon erraten haben, sind Suche und Navigation die Kernaufgaben, die die Community-Manager bei Spacestation tagtäglich erledigen. Die Suche muss schnell, effizient und zielgerichtet sein, damit die Community-Manager ihren Mitgliedern ein erstklassiges Concierge-Erlebnis bieten können.

Von einem lokalen Start-up zu einem globalen Unternehmen

Als WeWork vor mehr als einem Jahrzehnt seinen ersten Arbeitsbereich eröffnete, war das Team – wie bei den meisten Unternehmen in der Tech-Branche – von der Start-up-Mentalität geprägt. Ihr Ziel war es, „die Dinge zu erledigen und so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen“. 

WeWork nutzt nach wie vor Ruby on Rails (kurz „Rails“) und PostgreSQL. Rails ist ein kostenloses Open-Source-Entwicklungsframework, das in der Programmiersprache Ruby geschrieben ist. Rails und PostgreSQL liefern dem Entwicklungsteam weiterhin gute Ergebnisse bei hoher Sicherheit. Im Laufe der Zeit und mit der Ausweitung der globalen Präsenz von WeWork benötigte das Team jedoch eine weitere Lösung, um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen.

Die oberste Priorität des Entwicklungsteams von WeWork besteht darin, sicherzustellen, dass ihr Tool „Spacestation“ den Aufwand und die negativen Aspekte aus der Arbeit des Community-Teams beseitigt, damit sich dieses ausschließlich auf seine Mitglieder konzentrieren kann. Es wurde deutlich, dass WeWork eine leistungsfähigere und flexiblere Entwicklungslösung benötigte. Eine Grundlage, die auch bei weiterem Wachstum des Unternehmens die monatlich zweieinhalb Millionen Abfragen weiterhin möglichst effizient bewältigen kann. Da zudem der Altcode ständige Wartung erforderte, brauchte das Team eine Lösung, die einfach zu implementieren und zu warten ist, damit ihm Zeit bleibt, sich auf andere Prioritäten zu konzentrieren. 

„Unser Entwicklerteam führte einige Datenbankabfragen durch, was nicht besonders effizient war“, sagt Padilla. „Sie mussten auf ein Indexierungssystem umsteigen, um die Datenbank zu entlasten, sie zu schützen und auf ein effizienteres Indexierungssystem umzusteigen.“

Die Lösung: Eine API, die alle anderen übertrumpft

Nach der Bewertung mehrerer Lösungen, darunter auch Open-Source-Lösungen wie ElasticSearch, kam das Entwicklerteam zu dem Schluss, dass Algolia ihren Anforderungen am besten entspricht. „Ihnen gefiel besonders, dass Algolia eine SaaS-Lösung mit einem verteilten Index ist“, so Padilla, „denn so erhalten sowohl Spacestation als auch alle Nutzer, die eine der auf diesem Algolia-Index basierenden Benutzeroberflächen verwenden – ganz gleich, wo auf der Welt sie sich befinden –, ein optimales Nutzererlebnis.“ 

„Außerdem war und ist die Implementierung und Wartung von Algolia extrem einfach“, fährt Padilla fort. „Wir mussten lediglich einen API-Schlüssel abrufen und konnten sofort damit beginnen, beliebige Funktionen zu realisieren.“ Anstatt dass die Entwickler ihre eigene Datenbank, ihr eigenes Backend und ihr eigenes Indizierungssystem aufbauen mussten, konnten sie alles in Algolia laden, und „das Frontend funktioniert einfach.“ 

„Ich meine, anstatt zu versuchen, unsere eigene Backend-API zu warten und herauszufinden, wie man diese Backend-API weltweit an verschiedenen Standorten einrichtet, ist die Vorstellung, dass es sich um einen Index in der Cloud handelt, der effizient verteilt ist, einfach ein cooles Feature – daran führt kein Weg vorbei.“ 

Mittlerweile haben Padilla und sein Team Algolia in ihr Bestandsverwaltungssystem integriert, in dem alle verfügbaren Mietflächen, Größen und Preise gespeichert sind. Community-Manager und Mitglieder können einsehen, was heute verfügbar ist, was im nächsten Monat verfügbar sein wird und so weiter. 

Algolia optimiert die Produktsuche auf der Hauptwebsite mithilfe eines IQS-Suchsystems, das hinter den Kulissen von Algolia unterstützt wird. 

Laut Padilla ist „Algolia das Herzstück [ihres] Navigationssystems für die Produktsuche“. 

Mit Algolia erhalten Community-Manager, wenn sie Spacestation nutzen, oder Mitglieder, die auf der Website suchen, ein schnelles Erlebnis, bei dem die nächstgelegenen Freiflächen schnell und unkompliziert angezeigt werden. 

„Algolia verfügt über ein gut verteiltes Suchnetzwerk, das durch ein CDN unterstützt wird. Das sorgt für Effizienz. Wenn die Website tatsächlich versucht, Informationen abzurufen, greift sie auf den nächstgelegenen Algolia-Index zu – und das geht schnell –, sodass sie nicht auf ein bestimmtes API-Backend zugreifen muss, das wir hosten. So konnten wir eine Website erstellen, ohne ein Backend mit einer bestimmten Datenbank aufbauen zu müssen. Wir können einfach Daten in den Index einspeisen, und es funktioniert.“

Das Ergebnis: Stabil, zuverlässig und schnell

Da die interne Infrastruktur nach wie vor größtenteils auf veraltetem Code basiert, muss das Entwicklerteam Zeit aufbringen, um diese alten Systeme ständig zu bereinigen und zu warten. Diese Aufgabe schränkt häufig ihre Möglichkeiten ein, neue Tools zu optimieren und zu verbessern sowie neue Systeme und Funktionen zu entwickeln. 

Dies macht die Zuverlässigkeit von Algolia für die Entwickler von WeWork umso wertvoller, da sie dadurch Zeit bei der Suche und Navigation in Spacestation sparen und mehr Zeit für die Bewältigung technischer Schulden sowie für die Entwicklung neuer Funktionen haben. Um einen flexiblen Arbeitsbereich mit einer zuverlässigen und nahtlosen Nutzererfahrung zu schaffen, ist es kein Wunder, dass sich das Team von WeWork für ein Tool entschieden hat, das genau das ist: zuverlässig und flexibel. Algolia, so Padilla, sei „stabil, es macht genau das, was wir von ihm erwarten, und leistet hervorragende Arbeit.“ 

Für das Community-Manager-Team, so Padilla, sei Spacestation „wie Atmen oder Googeln. Es funktioniert einfach, und wenn wir es wegnehmen würden, würden sie durchdrehen.“ Deshalb ist es unerlässlich, dass das WeWork-Entwicklerteam ein schnelles und zuverlässiges Bestandsverwaltungssystem bereitstellt. Und Algolia hilft ihnen genau dabei!